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Checklist de boda — todas las tareas, en el orden correcto

De las primeras decisiones (presupuesto y fecha) hasta el gran día: 51 tareas organizadas por fases, con la antelación recomendada — y 17 consejos de oro al final.

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12+ meses antes — Inicio

Definir el presupuesto total — Decidid cuánto podéis invertir y reservad ya un margen del 10–15% para imprevistos. Todo lo demás depende de esta cifra — nunca empecéis por la decoración o el vestido.
Elegir la fecha (o al menos el mes) — Marca la disponibilidad de todos los proveedores. Tened 2–3 fechas alternativas.
Definir el estilo y el tipo de boda — Iglesia o civil; finca, playa, campo o salón. El estilo guía todas las decisiones siguientes.
Hacer una lista inicial de invitados — Basta una estimación — sirve para elegir un espacio del tamaño adecuado.
Crear el email de la boda — Un email solo para la boda (ej.: anayjuan2027@…): presupuestos, confirmaciones y contratos en un solo sitio, con acceso de los dos.
Compartir la noticia y acordar quién decide qué — Hablad con las dos familias sobre expectativas y aportaciones — evita sorpresas cuando llegue la hora de elegir.
Crear un panel de inspiración — Colores, flores, estilo de decoración y vestido — reunid imágenes en un solo sitio para enseñar a los proveedores.
Abrir una cuenta o ahorro solo para la boda — Una cuenta aparte muestra en cada momento cuánto hay y cuánto falta — y las señales salen de ahí.
Definir las tres prioridades de la boda — ¿Fotografía, comida, música, espacio? Decidid dónde merece la pena invertir más — es lo que orienta los recortes.
Registrar la fecha y el presupuesto en la plataforma — Con la fecha y el importe total en el Panel, los plazos y las alertas cuentan a partir de vuestro día.

10–12 meses antes — Cerrar lo esencial

Reservar la finca / espacio — Los espacios más solicitados se agotan más de un año antes. Visitad 3–4 antes de decidir.
Definir el plan B por si llueve — Si la ceremonia o la fiesta son al aire libre: carpa, salón alternativo o cambio de horario — acordad con el espacio cómo y hasta cuándo se decide.
Reservar la iglesia y cerrar la fecha con el cura — Hablad pronto con la parroquia — algunas exigen curso de preparación con meses de antelación.
Contratar wedding planner / coordinación (opcional) — Si queréis apoyo, contratad pronto para acompañar todo el proceso.
Contratar al fotógrafo — Los mejores cierran agenda 10–12 meses antes. Ved trabajos completos, no solo los destacados.
Contratar el catering / bufé — Pedid propuestas a 3 proveedores y haced una degustación antes de cerrar.
Visitar tres o cuatro espacios — Vedlos a la hora prevista de la fiesta, preguntad por la capacidad, el plan de lluvia y lo que incluye el precio.
Leer y firmar el contrato del espacio — Hora de cierre, descorche, exclusividad de catering, señal y cancelación — todo por escrito antes de pagar.
Elegir al oficiante o el registro civil — Ceremonia civil en el registro, en el espacio o simbólica con oficiante — reservad pronto, las fechas de verano se agotan.
Contratar un seguro de boda — Cubre cancelaciones, daños en el espacio y responsabilidad civil. Cuesta poco para lo que protege.
Cerrar la lista de invitados con las familias — De la estimación a la lista con nombres — es el número que cierra el espacio, el catering y las invitaciones.
Crear la web de la boda — Direcciones, horarios, alojamiento y RSVP en un solo sitio — lista para enviar con el Save the Date.

8–10 meses antes — Proveedores clave

Comprar o encargar las alianzas — A medida o grabadas, contad 4–8 semanas de producción.
Elegir y encargar el vestido — Es la elección más lenta: encargo + pruebas pueden llevar 6–9 meses. Empezad pronto.
Elegir el traje del novio — A medida lleva 8–12 semanas; de alquiler, reservad con 2–3 meses.
Elegir música y animación — Banda, DJ, coro o cuarteto para la ceremonia y la fiesta. Escuchadlos en directo si podéis.
Contratar decoración y flores — Alinead el estilo con el espacio; algunas flores dependen de la época del año.
Elegir padrinos y madrinas — Invitad pronto a quienes os acompañarán — necesitan tiempo para sus trajes.
Contratar vídeo (opcional) — Si queréis vídeo, reservadlo junto con el fotógrafo.
Reservar peluquería y maquillaje — Los buenos profesionales cierran agenda pronto; dejad la prueba para más cerca del día.
Definir damas de honor, pajes y niñas de las flores — Invitad a los niños y a sus padres con tiempo — los trajes y los ensayos dependen de ello.
Visitar el espacio con el decorador o florista — En el lugar se ve lo que falta: entrada, altar, mesas, iluminación. Pedid la propuesta con fotos de referencia.
Pensar en la animación para los niños — Canguro, rincón de juegos o animador — los padres lo agradecen y se quedan más tiempo en la fiesta.
Pedir tres propuestas por proveedor y comparar — Comparad lo que incluye cada uno (horas, equipo, desplazamientos, IVA) y no solo el precio final.
Revisar el presupuesto con las propuestas reales — Sustituid las estimaciones por los importes de los presupuestos y ved dónde ajustar.

6 meses antes — Comunicar y reservar

Enviar el Save the Date — Solo sirve para avisar de la fecha, sobre todo a quien viene de lejos.
Elegir las invitaciones y la papelería — Invitaciones, menús, marcadores de sitio y carteles — definid un estilo coherente.
Reservar la sesión de fotos prewedding — Las fotos de pareja ayudan a conocer al fotógrafo y sirven para la web y las invitaciones.
Reservar la luna de miel — Vuelos y hoteles salen más baratos con antelación; comprobad visados si hace falta.
Reservar alojamiento para invitados — Bloquead un conjunto de habitaciones cerca del espacio para quien viene de fuera — los hoteles hacen descuento de grupo. Compartid las opciones en la web de la boda.
Elegir los trajes de padrinos y madrinas — Combinad color y estilo con la pareja; a medida necesita de dos a tres meses.
Comprar los zapatos y los accesorios — Zapatos, velo, joyas y lencería — llevadlos a las pruebas del vestido para ajustar el bajo.
Hacer el curso de preparación al matrimonio — Obligatorio para la ceremonia católica; las parroquias tienen pocas fechas al año.
Empezar la playlist y las músicas de los momentos clave — Entrada, intercambio de alianzas, salida, primer baile — una lista para compartir con la banda o el DJ.
Recoger las direcciones y contactos de los invitados — Los necesitáis para las invitaciones y los recordatorios; registradlo todo en la lista de invitados.
Comprobar pasaportes y visados para la luna de miel — Algunos destinos exigen seis meses de validez o visado solicitado con antelación.

4–5 meses antes — Pruebas y decisiones

Primera prueba del vestido — A partir de aquí vienen 2–3 pruebas hasta los ajustes finales.
Prueba del traje — Confirmad ajustes y accesorios (camisa, zapatos, corbata).
Elegir la tarta y los dulces — Haced degustación; combinad la tarta con el estilo y el número de invitados.
Definir los detalles para invitados — Encargadlos pronto si son personalizados.
Grabar las alianzas — Llevadlas a grabar con semanas de antelación.
Hacer la prueba de menú con el catering — Probad el menú real de la boda, incluidos los vinos y la opción vegetariana.
Elegir lecturas, votos y músicas de la ceremonia — Hablad con el oficiante sobre lo permitido y pedid a quien vaya a leer que empiece a preparar.
Hacer la lista de fotografías imprescindibles — Grupos de familia, detalles y momentos que no pueden faltar — entregadla al fotógrafo con nombres.
Encargar menús, marcadores de sitio y carteles — La papelería del día sigue el estilo de las invitaciones; contad de tres a cuatro semanas de producción.
Hacer la prueba de peinado y maquillaje — Llevad una foto del vestido y el velo; haced fotos a la luz del día para ver cómo queda.
Reservar el alquiler de material — Mesas, sillas, vajilla, carpa, calefactores — lo que el espacio no incluye se reserva ahora.

3 meses antes — Invitaciones y detalles

Enviar las invitaciones oficiales — Incluid hora, lugar, lista de regalos y fecha límite de RSVP.
Publicar la lista de regalos — Mesa de regalos o cuenta bancaria — dad indicaciones claras.
Abrir la web y el RSVP — Centralizad horarios, direcciones y confirmaciones en un solo sitio.
Cerrar el menú con el catering — Confirmad platos, opciones vegetarianas y alergias.
Tramitar el expediente matrimonial — Documentos civiles y, si es por la iglesia, los papeles de la parroquia. Empezad pronto — puede llevar semanas.
Organizar el transporte — El coche de los novios y, si hace falta, transporte para invitados.
Entregar el expediente en el Registro Civil — El expediente vale seis meses: certificados de nacimiento, documentos de identidad y, si procede, capitulaciones.
Entregar los documentos en la parroquia — Partidas de bautismo y confirmación, certificado del curso y el expediente civil, si la boda es católica.
Confirmar las reservas de alojamiento de los invitados — Confirmad quién se queda en el bloque de habitaciones y compartid con el hotel la lista final.
Cerrar las músicas de la ceremonia — Entrada, momentos de la ceremonia y salida — confirmad con el oficiante y con quien toca.
Contratar el seguro de viaje de la luna de miel — Cancelación, salud y equipaje — sobre todo en viajes largos o fuera de Europa.
Empezar los tratamientos de piel, cabello y uñas — Empezad tres meses antes; nada de experimentos nuevos en las últimas semanas.

1–2 meses antes — Confirmaciones

Hacer seguimiento de los RSVP — Contactad con quien no ha respondido — necesitáis el número para el catering.
Hacer el plano de mesas — Solo cuando tengáis las confirmaciones. Dejad margen para cambios de última hora.
Pruebas finales del vestido y el traje — Últimos ajustes; llevad los zapatos y accesorios del día.
Montar el cronograma del día — Horas de cada momento; compartidlo con proveedores y padrinos.
Revisar los pagos intermedios — Confirmad señales y fechas de los pagos que faltan. Pagad por transferencia o tarjeta y guardad los justificantes.
Confirmar la hora y el guion con el oficiante — Orden de los momentos, quién entra con quién, lecturas y músicas — todo alineado con quien celebra.
Escribir los votos y los discursos — Cortos y personales; ensayad en voz alta y pasad una copia a quien vaya a hablar.
Ensayar el primer baile — Elegid la música y practicad unas cuantas veces — o reservad dos clases con un profesor.
Preparar los sobres de pagos y propinas del día — Un sobre por proveedor, con el importe y el nombre, entregado a la persona de contacto del día.
Confirmar los testigos y recoger sus documentos — Dos testigos mayores de edad con documento válido; el registro necesita los datos antes del día.
Enviar al catering las restricciones alimentarias — Alergias, vegetarianos, niños y proveedores que también cenan — la lista sale de los RSVP.

2–4 semanas antes — Recta final

Confirmar números finales con el catering — El número de personas cierra el coste y las mesas.
Confirmar todos los proveedores — Reconfirmad horarios, direcciones y contactos de cada uno.
Cerrar el plano de mesas — Imprimid el plano y los marcadores de sitio.
Hacer los pagos finales — Dejadlo todo pagado para no pensar en ello el día de la boda.
Reunirse con los padrinos y repartir las tareas del día — Quién lleva las alianzas, quién recibe a los proveedores, quién atiende a los invitados perdidos.
Recoger el vestido y el traje — Probadlos en casa con los zapatos y guardadlos colgados, protegidos y lejos de la luz.
Recoger las alianzas grabadas — Comprobad el grabado y la talla; guardadlas con los documentos del día.
Enviar el plano de mesas al espacio y al catering — Con el número por mesa y las restricciones alimentarias marcadas — evita cambios el mismo día.
Enviar la lista de canciones al DJ o a la banda — Las obligatorias y las prohibidas, con los momentos clave marcados.
Enviar un recordatorio a los invitados — Horarios, direcciones, aparcamiento y código de vestimenta — por SMS o por la web de la boda.
Cortarse el pelo y arreglar la barba — Dos semanas antes, para que quede natural el día.

Última semana — Preparar todo

Preparar ropa, accesorios y alianzas — Vestido, traje, zapatos, alianzas y documentos — todo en un solo sitio.
Preparar el kit de emergencia — Aguja e hilo, imperdibles, tiritas, analgésicos, desodorante, cargador, agua y algo de picar. Dádselo al punto de contacto del día.
Hacer las maletas de la luna de miel — Si salís justo después, dejadlo todo listo.
Confirmar horarios con todos — Última confirmación con proveedores, padrinos y familia.
Enviar el guion del día a los proveedores — Cronograma con horarios y contactos para TODOS los proveedores — cada uno sabe cuándo entra y evitáis llamadas el mismo día.
Nombrar el punto de contacto del día — Una persona de confianza (padrino, hermana, wedding planner) atiende a los proveedores — los novios no responden ni una llamada.
Hacer el ensayo de la ceremonia — Entrada, sitios, orden de los momentos — con padrinos, padres y niños, en el lugar si es posible.
Ver la previsión del tiempo y decidir el plan B — Si la ceremonia o la fiesta son al aire libre, es ahora cuando se decide con el espacio.
Manicura, pedicura y últimos tratamientos — Dos o tres días antes; nada nuevo en la piel esta semana.
Entregar al espacio la decoración, los detalles y la papelería — Marcadores, menús, detalles, libro de firmas y lo que sea vuestro — etiquetado y con el plano de mesas.
Imprimir el dossier del día — Cronograma, contactos de los proveedores y plano de mesas en papel, para la persona de contacto.
Confirmar el transporte y los horarios de recogida — Coche de los novios, autobús de los invitados y taxis de vuelta — horas y direcciones confirmadas.

El día — El gran día

Descansar la víspera — Dormid bien — el día va a ser largo y precioso.
Disfrutar cada momento — Todo está resuelto. Respirad y disfrutad — es vuestro día.
Desayunar bien y beber agua — El día es largo y la primera comida de verdad puede ser la cena.
Entregar las alianzas al padrino — Y los documentos de identidad de los dos — el padrino se encarga hasta la ceremonia.
Llevar los documentos de identidad — Novios y testigos necesitan documento válido en la ceremonia civil.
Entregar el móvil a la persona de contacto — Quien necesite encontraros, encuentra al padrino — el día es para vivirlo, no para contestar.

Después de la boda — Después del gran día

Enviar los agradecimientos a los invitados — Una tarjeta o mensaje a cada invitado, con una foto del día — en las primeras semanas.
Devolver el material alquilado y el traje — Traje de alquiler, decoración prestada, material del espacio — confirmad los plazos para no pagar días extra.
Mandar limpiar y guardar el vestido — Limpieza especializada y caja propia, antes de que las manchas se fijen.
Elegir las fotografías para el álbum — El fotógrafo entrega la galería en semanas; elegid las del álbum y las de las copias.
Valorar y recomendar a los proveedores — Una valoración ayuda a la próxima pareja — y es la mejor forma de agradecer a quien lo hizo bien.
Actualizar los documentos — Estado civil en el documento de identidad, hacienda, seguros y cuentas — y el apellido, si cambia.
Cerrar las cuentas de la boda — Pagos finales, facturas guardadas y presupuesto cerrado — se sabe cuánto costó cada cosa.

Consejos de oro

Nunca empecéis por la decoración o el vestido: primero el presupuesto y la fecha. Esos dos definen todo lo demás — el lugar, el número de invitados y la época del año marcan el precio de todos los proveedores.
Pedid siempre 3 propuestas por proveedor y leed los contratos antes de firmar. Comparad qué incluye cada uno (horas, desplazamientos, equipo, IVA) y ojo a las cláusulas de cancelación, señal y cambio de fecha.
Guardad contratos, recibos y facturas en la pestaña de cada proveedor. Si surge una discrepancia, tenerlo todo a mano vale oro — y al final sabréis exactamente cuánto costó cada servicio.
Dejad un margen del 10–15 % en el presupuesto para imprevistos. Siempre aparecen: un invitado más, un arreglo del vestido, una tasa que nadie mencionó. Si no lo usáis, queda para la luna de miel.
Los proveedores más solicitados (lugar, fotógrafo, DJ) cierran agenda con más de un año — reservad pronto. Los sábados de mayo a septiembre se agotan primero.
Si la ceremonia o la fiesta son al aire libre, tened un plan B por si llueve: carpa, salón alternativo o cambio de horario. Acordad con el lugar CÓMO y HASTA CUÁNDO se decide el cambio.
Probad siempre la comida y la tarta antes de firmar — idealmente con el menú real de la boda. Confirmad alternativas para vegetarianos, alergias y menú infantil.
Cread un email solo para la boda (ej.: anayjuan2027@…): presupuestos, confirmaciones y contratos quedan en un solo sitio y ambos tenéis acceso. Después de la boda lo cerráis y se acabó el spam.
Al negociar, preguntad qué está incluido Y qué cuesta extra: horas de más, personal adicional, descorche, pruebas extra, desplazamientos. En los extras es donde se dispara el presupuesto.
Cualquier cambio acordado por teléfono con un proveedor: pedid siempre confirmación por escrito (un email o mensaje basta). Meses después nadie recuerda qué se dijo — por escrito, no hay discusión.
Reservad las pruebas del vestido/traje con margen para arreglos — la última idealmente 2 semanas antes, ya con los zapatos y accesorios definitivos.
Contad con bajas: de media un 10–15 % de los invitados al final no puede ir. Esperad a las confirmaciones (RSVP) antes de cerrar números con el catering — cada plato de más se paga y nadie lo come.
¿Invitados de fuera? Reservad pronto un bloque de habitaciones en un hotel cercano — hacen descuento de grupo — y compartid en la web de la boda las opciones de alojamiento y transporte.
Pagad las señales por transferencia o tarjeta y guardad los justificantes — sin prueba de pago no hay protección. Evitad grandes cantidades en efectivo.
La semana anterior, enviad el guion del día (cronograma con horarios y contactos) a TODOS los proveedores — cada uno sabe cuándo entra y evitáis veinte llamadas el mismo día.
El día de la boda, nombrad a una persona de confianza (padrino, hermana, wedding planner) como punto de contacto de los proveedores. Los novios no deben atender ni una llamada — el día es para vivirlo.
Preparad un kit de emergencia: aguja e hilo, imperdibles, tiritas, analgésicos, desodorante, cargador, agua y algo de picar. Dádselo a la persona de contacto — cuando hace falta, salva el momento.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta usar esta checklist?

Nada. La planificación en Journey 2 Yes es gratuita y sin límites: tareas, presupuesto, invitados, agenda y cronograma. Esta checklist se añade a la app con un clic.

¿Con cuánta antelación debo empezar a organizar la boda?

Lo ideal son 12 meses o más: los espacios y fotógrafos más solicitados se agotan con más de un año de antelación. Con menos tiempo también es posible — se sigue el mismo orden, en fases más cortas.

¿Por dónde empiezo?

Por el presupuesto total y la fecha (o al menos el mes). Todo lo demás — espacio, número de invitados, proveedores — depende de esas dos decisiones.

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